Controle op deeltijdse arbeid: wat moet u weten?

De ervaring leert ons dat niet alle werkgevers even goed op de hoogte zijn van de specifieke regels die met deeltijdse arbeid gepaard gaan.

Belangrijk zijn de regels die de sociale inspectiediensten moeten toelaten om zwartwerk bij deeltijdse werknemers te controleren.

Die inspectiediensten willen vooral nagaan of een deeltijdse werknemer in praktijk niet méér werkt dan officieel is aangegeven, meestal met de bedoeling om te ontsnappen aan socialezekerheidsbijdragen.

Tijd om de belangrijkste regels nog eens op een rijtje te zetten.

Bekendmaking van de uurroosters

Als een sociaal inspecteur een controle op de deeltijdse arbeid wil uitvoeren, zal hij eerst en vooral het uurrooster van de deeltijdse werknemers die op het moment van de controle aan het werk zijn, willen kennen.

Arbeidsovereenkomst. Een sociaal inspecteur zal daarom zeker en vast de arbeidsovereenkomsten van de deeltijdse werknemers opvragen.

Voor deeltijdse werknemers moet de arbeidsovereenkomst schriftelijk opgesteld zijn uiterlijk op het moment dat de uitvoering van die overeenkomst een aanvang neemt.

Het is bovendien verplicht om in de arbeidsovereenkomst de arbeidsregeling en het werkrooster op te nemen.

Tip: Voor een werknemer die op 3 januari 2017 om 8 uur start als deeltijdse werknemer (dat kan zowel een nieuwe werknemer zijn, als een bestaande werknemer die overgaat naar een deeltijds uurrooster) moet uiterlijk op 3 januari 2017 om 8 uur een arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid voorhanden zijn.

Voor variabele uurroosters, waar het aantal te presteren uren kan verschillen van week tot week, is het praktisch niet altijd mogelijk om alle uurroosters in de arbeidsovereenkomst op te nemen.

Het volstaat dan dat de arbeidsovereenkomst enkel de gemiddeld te realiseren arbeidsduur over een bepaalde referteperiode (in principe een trimester) vermeldt en dat er wordt verwezen naar de deeltijdse arbeidsregeling die in het arbeidsreglement is opgenomen.

Om deze arbeidsovereenkomsten openbaar te maken moet u een afschrift van de arbeidsovereenkomst (of een uittreksel ervan met het werkrooster, identiteit van de deeltijdse werknemer en handtekening van werkgever en werknemer) bijhouden op de plaats waar ook het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Op die manier zouden deze arbeidsovereenkomsten gemakkelijk raadpleegbaar moeten zijn voor de sociale inspectiediensten.

Tip: Zorg ervoor dat u alle arbeidsovereenkomsten van de deeltijdse werknemers zorgvuldig in één map bewaart die u gemakkelijk kan terugvinden en voorleggen tijdens een controle. Als u tijdens een controle – een moment waarop stress wel eens de overhand neemt – nog op zoek moet gaan naar deze overeenkomsten, is dit al moeilijker. Controleer ook geregeld of deze map nog up-to-date is (Moeten er overeenkomsten aan worden toegevoegd of weggelaten? Werkt één van de werknemers ondertussen volgens een ander uurrooster?).

Aan de hand van het uurrooster dat in de arbeidsovereenkomst vermeld is, kan een sociaal inspecteur vaak al controleren of de betrokken werknemer binnen dit uurrooster aan het werk is.

Voor werknemers met een variabel uurrooster geldt dat niet. Een inspecteur kent aan de hand van de arbeidsovereenkomst nog niet het uurrooster dat op de dag van de controle van toepassing is op een specifieke werknemer.

Variabele uurroosters. Om controle op deeltijdse werknemers met variabele uurroosters mogelijk te maken zijn er een aantal bijkomende verplichtingen.

Het uurrooster dat voor een bepaalde dag van toepassing is, moet ten minste 5 werkdagen vooraf (behoudens sectorale afwijkingen) aan de betrokken deeltijdse werknemer worden bekendgemaakt.

Daarnaast – specifiek om controle door de controlediensten mogelijk te maken – moet u vóór het begin van elke werkdag een bericht aanplakken dat voor iedere deeltijdse werknemer afzonderlijk het werkrooster bepaalt. Dat bericht moet gedateerd zijn en moet een jaar worden bewaard.

Opmerking: Alle uurroosters, zowel de voltijdse als de deeltijdse, moet ook in het arbeidsreglement worden vermeld. Aangezien deze verplichting algemeen geldt, voor alle werknemers, gaan wij hier niet verder op in.

Registratie van afwijkingen op de uurroosters

Het gebeurt uiteraard ook wel eens dat een werknemer buiten zijn normale uurrooster werkt. Ook dat moet geregistreerd worden. Dat kan in een afwijkingsregister dat u bijvoorbeeld bij uw sociaal secretariaat kan verkrijgen.

Tip: Dit afwijkingsregister moet u niet alleen bijhouden wanneer de deeltijdse werknemer meer uren werkt, maar ook wanneer hij minder werkt of op een andere dag of andere uren werkt.

Het volstaat ook niet dat u het afwijkingsregister bijvoorbeeld op het einde van de dag of één keer per week invult. Dan zou het voor inspectiediensten immers niet mogelijk zijn om te controleren of de afwijkingen effectief wel worden geregistreerd.

Een afwijkingsregister moet onmiddellijk worden ingevuld. Begint een werknemer bijvoorbeeld vroeger werken dan normaal, dan moet het afwijkingsregister bij aanvang van de werkdag worden ingevuld. Komt een inspecteur langs om 14.30 uur en is Patrick – die normaal van 10 uur tot 14 uur werkt – nog aan het werk, dan moet dat in het afwijkingsregister te zien zijn.

Andere geschikte apparaten die aan bepaalde voorwaarden voldoen, kunnen het afwijkingsdocument vervangen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de klassieke prikklok of een ander registratiesysteem via badge.

Sancties

De sancties zijn niet min wanneer u de verplichtingen inzake openbaarmaking van de uurroosters en registratie van de afwijkingen niet correct naleeft.

Enerzijds kan u een strafrechtelijke of administratieve geldboete worden opgelegd. Het is de arbeidsauditeur die beslist of hij een strafvervolging voor de correctionele rechtbank wil instellen.

Voor de correctionele rechtbank kan u een strafrechtelijke geldboete van € 600,00 tot € 6.000,00 worden opgelegd, naargelang het geval te vermenigvuldigen met het aantal werknemers waarvoor een inbreuk werd begaan.

Vervolgt de arbeidsauditeur niet, dan kan de bevoegde administratie nog een geldboete opleggen die gaat van € 300 tot € 3.000,00, opnieuw naargelang het geval te vermenigvuldigen met het aantal werknemers waarvoor een inbreuk werd begaan.

Anderzijds – en belangrijker – is dat deeltijdse werknemers voor wie de openbaarmaking- of registratieverplichtingen niet correct worden nageleefd, vermoed worden prestaties te leveren in hoedanigheid van voltijdse werknemer. De werknemers zelf kunnen zich hierop niet beroepen, maar wel de RSZ die socialezekerheidsbijdragen op een voltijds loon zal opeisen.

U kan proberen het vermoeden van voltijdse tewerkstelling te weerleggen, maar dat blijkt in praktijk niet zo eenvoudig.

Onthoud vooral …

Onthoud vooral dat sociale inspectiediensten bij elke onverwachte controle willen kunnen controleren wat het specifieke uurrooster van die dag voor de deeltijdse werknemers is en – als zij aan het werk zijn buiten dat uurrooster – dat de afwijkingen correct worden bijgehouden.

In praktijk brengt dit heel wat administratie met zich mee en is het niet altijd eenvoudig om alles correct toe te passen. Denk maar aan het invullen van het afwijkingsregister wat in principe altijd onmiddellijk zou moeten gebeuren. Als u het niet doet, kan dat echter verregaande financiële gevolgen hebben.

Minister van Werk Kris Peeters werkt in het veelbesproken Wetsontwerp Werkbaar en Wendbaar Werk aan enkele administratieve vereenvoudigingen voor deeltijdse arbeid. De voorgestelde maatregelen gaan ons inziens echter niet ver genoeg om een daadwerkelijke vereenvoudiging te betekenen. Het is bovendien nog afwachten welke van de voorgestelde maatregelen effectief wet worden.

Heeft u nog vragen over deeltijdse arbeid of werd u geconfronteerd met een sociale inspectie, aarzel dan niet om ons te contacteren.