Het ontvangen en protesteren van facturen is een van de dagdagelijkse bezigheden van een handelaar. Toch wordt nog steeds onvoldoende aandacht besteed aan de redactie van een protestbrief, met soms verstrekkende gevolgen. Hierna volgt een opsomming van de belangrijkste zaken waarmee u rekening dient te houden als u een factuur protesteert.

1| Schriftelijk

Het protesteren van een factuur gebeurt bij voorkeur schriftelijk, met name per aangetekende brief of per fax. Bij een latere discussie kan u daarmee bewijzen dat u de factuur gemotiveerd heeft geprotesteerd. Een protest per telefoon valt af te raden, gelet op het bewijsprobleem. Slechts in heel uitzonderlijke omstandigheden zal de rechtbank een mondeling protest aanvaarden.

2| Gemotiveerd

In de protestbrief moet u duidelijk maken waartegen precies wordt geprotesteerd (vb. de prijs is te hoog, het werk werd slecht uitgevoerd, …). Een brief met de loutere vermelding dat "de factuur wordt geprotesteerd" is onvoldoende. U dient daarbij de nodige zorgvuldigheid aan de dag te leggen. Enerzijds wilt u het protest zo volledig mogelijk motiveren, omdat in het andere geval het risico bestaat dat het stilzwijgen omtrent niet- geprotesteerde posten als een aanvaarding ervan wordt beschouwd. Anderzijds dient u uw argumentatie te beperken om te vermijden dat u iets zegt dat later tegen u kan worden gebruikt.

3| Korte termijn

Het protest moet ook gebeuren binnen een korte termijn. Over hoeveel tijd u concreet beschikt, verschilt van rechtbank tot rechtbank. Deze "redelijke termijn" kan varieren van 1 (werk)dag, 1 week tot 1 maand of langer, afhankelijk van de concrete omstandigheden. Het protest komt er dus best zo snel mogelijk. Door niet of niet tijdig te protesteren, kan de rechtbank oordelen dat de factuur stilzwijgend werd aanvaard en dat deze overeenstemt met de overeenkomst die tussen beide partijen werd gesloten.

Indien u niet binnen korte termijn kunt protesteren (vb. het betreft een zeer ingewikkelde of uitgebreide factuur), maakt u best onmiddellijk voorbehoud om na nazicht van de factuur gemotiveerd te protesteren.

4| Algemene regel

Merk tenslotte op dat voormelde protestplicht niet alleen van toepassing is bij facturen, maar meer algemeen op alle briefwisseling die u ontvangt (vb. brieven van klanten, leveranciers, derden). Als algemene regel geldt dat u best snel en gemotiveerd alle brieven protesteert in het geval u niet akkoord bent met de inhoud ervan. Indien u dit niet doet, riskeert u dat de niet- geprotesteerde inhoud van die brieven later tegen u kan gebruikt worden.

Geert Soetaert